Maksuperusteiseen toiminimen kirjanpitoon annetaan opastusta

Maksuperusteinen kirjanpito tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että merkitset tulon ja menon muistiin silloin, kun raha oikeasti liikkuu. 

Tämä opas näyttää sinulle aivan alusta asti, miten rakennat selkeän rutiinin, vaikka et olisi tehnyt kirjanpitoa koskaan ennen.

Lue tiivistelmä

  • Maksuperusteinen kirjanpito on aloittelijalle usein helpoin tapa ymmärtää toiminimen rahaliikennettä
  • Tarvitset vain muutaman perusasian: tiliotteen, kuitit, laskut ja yhden selkeän paikan rahaliikenteen seurantaan
  • Myynti kirjataan, kun asiakas maksaa ja kulu kirjataan, kun sinä maksat
  • Jokaiselle tilitapahtumalle pitää löytyä tosite tai selitys
  • Kuukausittainen rutiini tekee vuoden lopun veroilmoituksen täyttämisestä paljon helpompaa

1. Mitä maksuperusteinen kirjanpito tarkoittaa?

Rahan liikkumisen hetki määrää ajan jona maksutapahtuma kirjataan muistiin

Maksuperusteinen kirjanpito tarkoittaa sitä, että kirjaat tapahtuman silloin, kun raha liikkuu tilille tai tililtä pois. Joskus tästä kirjanpitotavasta käytetään myös nimeä yhdenkertainen kirjanpito.

Et siis kirjaa myyntiä vielä silloin, kun lähetät laskun, vaan vasta silloin, kun asiakas maksaa sen. Samalla tavalla et kirjaa kulua silloin, kun saat laskun, vaan vasta silloin, kun olet maksanut sen.

Katso myös: Voitko valita yhden- tai kahdenkertaisen kirjanpidon?


2. Mitkä sanat sinun pitää ensin ymmärtää toiminimen kirjanpidosta?

Aloitetaan ihan alusta

Sinun pitää ymmärtää vain muutama sana, jotta loppu tuntuu paljon helpommalta. Tässä ne selkokielellä:

  • Toiminimi = yritys, joka toimii sinun nimelläsi tai yritysnimelläsi, mutta ei ole erillinen osakeyhtiö
  • Kirjanpito = lista ja seuranta siitä, mistä rahaa tuli ja mihin rahaa meni
  • Myynti = raha, jonka asiakas maksaa sinulle työstäsi tai tuotteestasi
  • Kulu = yrityksen meno, esimerkiksi maksettu työväline, puhelinlasku tai ohjelmisto
  • Tosite = todiste tapahtumasta, esimerkiksi kuitti, lasku tai tiliotteen tieto
  • Tiliote = pankin lista siitä, mitä rahaa tuli tilille ja mitä lähti pois
  • Lasku = paperi tai tiedosto, jossa pyydät asiakkaalta maksua tai jossa joku pyytää sinulta maksua
  • ALV = arvonlisävero, joka lisätään usein myytyjen ja ostettujen tavaroiden tai palveluiden hintaan ja se maksetaan myöhemmin verottajalle
  • Ennakkovero = vero, jota maksat pitkin vuotta etukäteen
  • Yksityisotto = raha, jonka siirrät yrityksestä omaan käyttöösi
  • Yksityissijoitus = oma raha, jonka laitat yrityksen käyttöön
  • Veroilmoitus = vuosittainen ilmoitus, jossa kerrot verottajalle yrityksen tulot ja menot

3. Mitä tarvitset ennen kuin aloitat toiminimen masuperusteisen kirjanpidon?

Vain muutama perusasia riittää

Tarvitset alkuun pankkitilin tapahtumat, kuitit, laskut ja yhden paikan, johon keräät kaiken. Se paikka voi olla yksinkertainen Excel-taulukko, kevyt kirjanpito-ohjelma tai muu selkeä järjestelmä, kunhan käytät sitä samalla tavalla joka kerta.

Voit kirjoittaa toiminimen maksutapahtumat vaikka ruutuvihkoon, jos se tuntuu mielestäsi parhaalta.

Pidä alussa kirjanpitosi tavoite pienenä. Sinun ei tarvitse rakentaa hienoa järjestelmää. Sinun tarvitsee vain varmistaa, että jokainen tieto toiminimen raha-asioista löytyy myöhemmin helposti.


4. Miten erotat toiminimen rahat omista rahoistasi?

Mitä vähemmän sotkua, sitä helpompi kirjanpito

Paras tapa on käyttää toiminimen rahoille mahdollisimman selkeää omaa tiliä tai ainakin pitää yrityksen tapahtumat muuten erillään omista menoistasi. Silloin näet tiliotteesta tai tilitapahtumista nopeammin, mikä liittyy yritykseen ja mikä ei.

Jos sama pankkitili on täynnä sekä omia että toiminimen ostoksia, kaikki onnistuu silti, mutta työ lisääntyy. Jokainen siirto pitää silloin selittää erikseen.

Aloittelijalle helpoin sääntö on tämä: maksa yrityksen kulut yrityksen rahasta ja omat kulut omasta rahasta.


5. Miten kirjaat toiminimen myynnin käytännössä?

Kirjaa tiedot muistiin vasta, kun asiakas maksaa

Kirjaa myynti silloin, kun raha näkyy tililläsi. Jos lähetät laskun tänään mutta asiakas maksaa vasta ensi kuussa, myynti kuuluu maksuperusteisesti siihen hetkeen, jolloin raha oikeasti tulee.

Kun asiakas maksaa, tarkista kolme asiaa:

  • kuka maksoi
  • paljonko maksoi
  • mitä työtä tai tuotetta maksu koski

Sen jälkeen tallenna lasku tai muu tosite samaan paikkaan kuin muutkin myyntiin liittyvät paperit.


6. Miten kirjaat toiminimen kulun käytännössä?

Kirjaa vasta, kun sinä maksat

Kirjaa kulu silloin, kun raha lähtee yrityksen tililtä. Jos saat verkkolaskun maanantaina mutta maksat sen vasta perjantaina, kulun hetki on perjantai, koska silloin raha oikeasti liikkui.

Aloittelijalle toimiva tapa on tämä:

  • maksa yrityksen kulu
  • ota kuitti tai lasku talteen heti
  • kirjoita lyhyt selite, mitä varten osto tehtiin
  • varmista, että sama tapahtuma näkyy myöhemmin tiliotteella

7. Miten säilytät kuitit ja muut tositteet?

Säilytä kaikki samassa paikassa

Säilytä kuitit, laskut ja tiliotteet yhdessä niin, että löydät ne myöhemmin helposti. Skannatut tai kuvatut kuititkin riittävät, kunhan ne säilyvät tallessa vaikka laite vaihtuisi.

Aloittelijalle helppo rutiini on:

  • kuvaa kuitti heti
  • nimeä tiedosto päivämäärällä ja myyjällä
  • tallenna se yhteen kansioon
  • pidä saman kuukauden tiliote samassa paikassa

8. Miten hoidat toiminimen kirjanpidon kuukausirutiinin?

Tee sama pieni kaava joka kuukausi

Paras tapa on varata yksi päivä kuukaudessa toiminimen  kirjanpitopäiväksi. Silloin käyt läpi vain yhden kuukauden tapahtumat, et koko elämääsi kerralla.

Tee joka kuukausi nämä vaiheet:

  1. kerää kaikki laskut ja kuitit
  2. avaa tiliote
  3. käy tiliotteen rivit läpi yksi kerrallaan
  4. etsi jokaiselle riville kuitti, lasku tai selitys
  5. merkitse yksityisotot erikseen
  6. tarkista, puuttuuko jotain
  7. tee kuukaudesta lyhyt yhteenveto

9. Mitä teet ALV:n, ennakkoveron ja yksityisottojen kanssa?

Nämä pitää tunnistaa, etteivät rahat mene sekaisin

ALV, ennakkovero ja yksityisotot eivät ole sama asia kuin tavallinen myynti tai tavallinen kulu. Siksi ne pitää erottaa muista tapahtumista.

Muista nämä yksinkertaiset säännöt:


10. Miten teet vuoden lopun yhteenvedon?

Vuoden lopussa kokoat kaiken yhteen

Vuoden lopussa teet yhteenvedon toiminimen kaikista vuoden aikana syntyneistä tuloista ja menoista. Tämän yhteenvedon avulla täytetään veroilmoitus tai annetaan aineisto kirjanpitäjälle.

Vuoden lopussa tarkista ainakin nämä:

  • paljonko myyntejä tuli yhteensä
  • paljonko kuluja tuli yhteensä
  • paljonko sinulla oli yksityisottoja
  • onko kaikki kuitit tallessa
  • ovatko veroihin liittyvät tiedot selvillä

Tarkistuslista

  • Ymmärrätkö, että maksuperusteinen kirjanpito seuraa rahan liikkumista?
  • Onko sinulla yksi paikka kuiteille, laskuille ja tiliotteille?
  • Löytyykö jokaiselle tilitapahtumalle tosite tai selitys?
  • Erotatko yrityksen rahat omista rahoistasi mahdollisimman hyvin?
  • Muistatko, että myynti kirjataan vasta, kun asiakas maksaa?
  • Muistatko, että kulu kirjataan vasta, kun sinä maksat?
  • Oletko merkinnyt yksityisotot erikseen?
  • Katsotko tiliotteen läpi joka kuukausi?
  • Oletko säästänyt rahaa veroja varten sivuun?

Kysymyksiä ja vastauksia

Voinko tehdä maksuperusteisen kirjanpidon Excelillä?
Kyllä voit, jos tapahtumia on vähän ja pidät aineiston siististi tallessa.

Milloin myynti kirjataan maksuperusteisesti?
Myynti kirjataan silloin, kun asiakkaan maksu tulee tilillesi. Pelkkä lähetetty lasku ei vielä yksin riitä.

Mitä teen, jos kuitti puuttuu?
Etsi kuitti heti, älä vasta kuukausien päästä. Jos et ymmärrä jotain tapahtumaa, merkitse se epäselväksi heti ja selvitä asia ennen kuin unohdat, mistä oli kyse.


Toimintaohjeet

Aloita näin jo tänään: tee koneellesi yksi kansio nimeltä “Kirjanpito”, ja sen sisään kuukaudelle oma kansio. Laita sinne tämän kuun kuitit, laskut ja tiliote.

Sen jälkeen avaa yksinkertainen taulukko ja kirjoita siihen vain neljä asiaa: päivämäärä, mitä tapahtui, paljonko rahaa liikkui, mihin suuntaan ja löytyykö tosite.

Kun tämä onnistuu kuukauden ajan, älä vaikeuta sitä. Jatka samalla tavalla seuraava kuukausi. Kirjanpidossa tärkeintä ei ole näyttää fiksulta vaan pysyä kartalla siitä, mitä yrityksesi rahalle tapahtuu.

Tämä artikkeli on yleisluonteinen opas eikä korvaa henkilökohtaista kirjanpito- tai veroneuvontaa. Käytännöt voivat vaihdella yrityksesi tilanteen, ALV-velvollisuuden ja tapahtumien määrän mukaan, joten epäselvissä tilanteissa tiedot kannattaa tarkistaa omalta asiantuntijalta.

Lue myös