Haluatko, että toimimesi kirjanpidon kulut pysyvät tasaisina ja ennakoitavina?
Jos toimittamiesi laskujen ja kuittien määrä ei juurikaan vaihtele, suurin vaikutus syntyy tavasta, jolla toimitat toiminimesi aineistot ja miten selkeästi olet valmistellut ne.
Pienillä käytännön toimilla voit vähentää kirjanpitäjän työaikaa ja säästää omia kustannuksiasi merkittävästi.
1. Toimita toiminimesi kirjanpitoaineistot oikein ja ajallaan
Toimita kuitit, laskut ja tiliotteet kerralla ja sovittuna aikana.
Mitä vähemmän kirjanpitäjäsi tarvitsee etsiä tai kysellä, sitä vähemmän hänelle kertyy laskutettavaa työtä.
2. Hyödynnä sähköisiä ratkaisuja
Sähköiset järjestelmät usein säästävät kirjanpitäjän aikaa.
Lähetä toiminimesi laskut verkkolaskuina, sähköpostilla tai käytä laskujen paperista lähetyspalvelua. Toimita sitten laskutusjärjestelmän myyntilaskuista raportti, jossa näkyy kaikki kuukauden myynnit ja niiden arvonlisäverotiedot.
Liitä kaikista yritykselle ostamistasi tuotteista ja palveluista kuitit ja laskut mobiilisovelluksella suoraan toimitettavaksi kirjanpitäjälle.
Järjestelmien on tarkoitus palvella yritystoimintasi etuja, ei muodostua itse kalliiksi menoeräksi.
Voit myös lähettää kaikki toiminimen ostolaskut ja -kuitit kerralla sähköpostin liitteenä pdf-tiedostoina tai lukukelpoisina kuvina kirjanpitäjällesi jpg tai png muodossa. Kuvamuoto tulee yleensä automaattisesti puhelimestasi.
Kuittien ja laskujen toimittamiseen on saatavavilla useita eri ohjelmia ja palveluita, joista kerron asiakkailleni tarpeen mukaan enemmänkin. Monelle toiminimiyrittäjälle riittää hyvin pelkän normaalin sähköpostin käyttö tietojen välittämiseen.
Pieni varoituksen sana: Älä rakastu liiaksi teknisiin ratkaisuihin. Järjestelmien on tarkoitus palvella yritystoimintasi etuja, ei muodostua itse kalliiksi menoeräksi.
Yksinkertainen on kaunista - ja edullisempaa.
3. Pidä toiminimesi ja omat kulusi erillään
Käytä yrityksen tiliä ja korttia vain yrityksen maksuihin.
Kun yksityiset kulut eivät sekoitu yrityksen menoihin, kirjanpitäjäsi ei tarvitse erotella niitä jälkikäteen. Eikä kysyä jokaisen kulun kohdalla sen mahdollista liittymistä yritystoimintaan.
4. Minimoi turha yhteydenpito
Kysy kaikki toiminimeesi liittyvät kysymykset yhdellä viestillä sen sijaan, että lähetät useita pieniä erikseen.
Selkeä sähköposti säästää sekä sinun että kirjanpitäjäsi aikaa.
5. Noudata kirjanpitäjän ohjeita
Jos kirjanpitäjäsi antaa mallin toiminimesi aineiston toimittamiseen, seuraa sitä.
Yhtenäiset käytännöt helpottavat molempien työtä ja säästävät aikaa.
6. Suunnittele rahaliikenne järkevästi
Vältä turhia siirtoja yksityistilin ja toiminimesi pankkitilin välillä.
Mitä yksinkertaisempaa rahankäyttö yritystililtä on, sitä nopeampaa on myös kirjanpito.
7. Toimita aineisto 3–6 kuukauden välein (jos toiminta sallii)
Jos toiminimesi liiketoiminta on pienimuotoista, kirjanpitoa ei välttämättä tarvitse tehdä kuukausittain.
Voit usein toimittaa aineistosi 3–6 kuukauden välein, mikä vähentää kustannuksia.
8. Opettele pieniä käytännön taitoja
Lisää tarpeelliset selitykset kuitteihin heti.
Kirjaa ja tallenna myös toiminimen kilometrikorvaukset ja mahdolliset päivärahat valmiiksi.
Pienillä valmisteluilla säästät kirjanpitäjän työaikaa – ja rahaasi.
9. Lue kirjanpitäjän sähköpostien yhteydessä tulevat säännölliset vinkit
Lukemalla ne saat ideoita, joilla nopeutat kirjanpitäjän työtä ja säästät jopa satasia verotuksessa.
(Jos et ole saanut kirjanpitäjältäsi vero- ja kirjanpitovinkkejä, ehkä on aika kysyä miksi?)
Yhteenveto: Näin pidät toiminimesi kirjanpidon kulut hallinnassa
Tasaiset ja ennakoitavat kirjanpitokulut eivät synny sattumalta, vaan omista käytännöistäsi.Kun toimitat aineistot selkeästi, hyödynnät sopivia sähköisiä ratkaisuja, pidät yksityiset ja yrityksen kulut erillään sekä noudatat kirjanpitäjäsi ohjeita, säästät sekä omaa että kirjanpitäjäsi aikaa.
Mitä vähemmän selvittelyä ja kysymyksiä tarvitaan, sitä pienemmäksi jää lasku.
Pienilläkin arjen valinnoilla voit siis vaikuttaa merkittävästi siihen, että toiminimesi kirjanpidon kustannukset pysyvät hallinnassa – ja sinulle jää enemmän rahaa ja aikaa yritystoiminnan pyörittämiseen
Me pienyrittäjät painimme usein verojen, vähennysten ja tositteiden kanssa. Minun tehtäväni on tehdä niistä hallittavia. Jos kaipaat apua juuri omaan tilanteeseesi, ota yhteyttä tästä →
Lue lisää
