Jos sinulla on toiminimi eli olet yksityinen elinkeinonharjoittaja, sinun on lain mukaan pidettävä kirjanpitoa tai vastaavia muistiinpanoja yritystoiminnastasi.
Niiden pohjalta lasketaan maksettavaksesi mahdollisesti tulevat verot. Kirjanpidostasi saat myös tarpeellisia tietoja ja laskelmia eri viranomaisia ja pankkia varten.
Tässä artikkelissa kerron millaiset tiedot kirjanpidosta on hyvä löytyä.
Erityisen hyödyllisiä nämä seuraavat tiedot ovat, jos sinun pitää osoittaa verottajalle jonkun verovähennyksen liittyminen toiminimesi yritystoimintaan.
Kirjanpidon kuittien ja laskujen pohjalta on myös tultava esiin, miten jonkun verovähennykseksi haluamasi maksun tai kulun on tarkoitus tuottaa toiminimellesi tuloja.
1. Kirjanpidossa on tehtävä selkeä ero yksityiselämäsi ja yritystoimintasi kulujen välillä
Saatat myös haluta hankkia erillisen luotto- tai pankkikortin vain yrityksen ostoksia varten. Se saattaa auttaa erottamaan oman elämän kulut toiminimen kuluista.
Tarkista myös aika ajoin, että yksityiselämäsi kulut ovat pysyneet erossa toiminimesi verovähennyskelpoisista kuluista.
2. Mitkä ovat yleisiä toiminimen kirjanpitoon tarvittavia tositteita
Seuraavassa on yleisiä tositemuotoja, joita toiminimesi kirjanpidosta tulisi useimmiten löytyä:
- Pankin tiliotteet niiltä tileiltä, joihin toiminimellesi on tullut rahaa tai joilta olet maksanut yritystoiminnan kuluja
- Kassakuitteja toiminimen ostamista palveluista tai tuotteista
- Tilausvahvistuksia toiminimelle ostetuista tuotteista
- Laskuja toiminimen käyttöön hankituista palveluista tai tuotteista
- Matkalippuja toiminimen matkoista
- Myyntiraportteja toiminimesi myydyistä palveluista tai tuotteista
Tositemuotoja on paljon muitakin, mutta edellä mainitut ovat yleisimpiä
3. Mitä tietoja tavanomaisesta toiminimen kirjanpitoon liitettävästä kuitista tai laskusta löytyy?
Jotkut tiedot ovat välttämättömiä kirjanpidon ja verotuksen ongelmien välttämiseksi.
Ilman monia näistä tiedoista verovähennystä ei voida tehdä ollenkaan tai se voidaan kyseenalaistaa myöhemmin:
- Laskun tai kuitin antamisen päivämäärä
- Maksetun maksun päivämäärä
- Myyjän nimi ja sijainti (yleensä osoite)
- Kuvaus ostetusta tai myydystä tavarasta tai palvelusta
- Maksun kokonaissumma
- Tiedot maksetuista veroista: Arvonlisäveron määrä ja arvonlisäveroprosentti tai muu tieto arvonlisäverovelvollisuudesta
- Tieto maksutavasta: Käteinen, kortti, tilisiirto
Vaatimuksia voi olla tilanteesta riippuen muitakin, mutta nämä tiedot ovat useimmiten välttämättömiä.
4. Miten kulu liittyy toiminimen liiketoimintaan?
Jokaisesta toiminimen kirjanpitoon liitettävästä tositteesta on ulkopuolisenkin myöhemmin tiedettävä, miten kulu liittyy yrityksen toimintaan.
Jos vain yrittäjä itse tietää, miten jokin kuitti liittyy yrityksen toimintaan, eikä tositteessa ole kirjallista perustelua, voi olla hyvin vaikeaa myöhemmin selvittää, miten maksu on ollut yritystoiminnassa verovähennettävä kulu.
Erityisesti, jos kyseessä ei ole yleinen liiketoiminnan kulu, kirjoita tositteeseen, sen yhteyteen tai kirjanpitoon lyhyt selvitys maksun liittymisestä yritystoimintaan.
Lyhyitä selvityksiä voivat olla esimerkiksi:
- Asiakas tai mahdollinen asiakas, johon kulu liittyy
- Projekti jota varten hankinta on tehty
- Tuotteen tai palvelun käyttötarkoitus
Pidä huolta siitä, että kaikki selvitykset ovat lukukelpoisia jollekulle muullekin ja että niiden avaamiseen mahdollisesti tarvittava tekniikka tai palvelu on saatavilla vuosienkin päästä.
5. Olisiko kirjanpitäjästä tai veroneuvojasta apua?
Joskus saatat huomata, että tarvitset apua toiminimesi kirjanpitoon tai verovähennyksiin.
Merkkejä mahdollisen kirjanpitäjän tarpeesta saattaisivat olla:
- Koetko kirjanpidon vaikeaksi tai hankalaksi hallita?
- Tuntuuko, että kirjapito vie liikaa aikaa muulta tärkeältä yritystoiminnalta?
- Epäiletkö, että huomattaviakin verovähennyksiä jää saamatta, koska et ole niistä tietoinen?
- Jätätkö lain vaatimia ilmoituksia verottajalle myöhässä, koska aikaa vain on niin vähän?
- Tunnetko valtavaa stressiä veroilmoitusten jättämisen johdosta?
- Tarvitsetko ammattimaisia tulos- tai taselaskemia pankkiin, viranomaiselle tai verohallinnolle?
Jos vastasit yhteen tai useampaan edellisistä kyllä, harkitse oman kirjanpitäjän ja veroneuvojan ottamista.
[Tämän artikkelin valmistelussa on käytetty tekoälyä. Lue lisää artikkelien laadinnasta tällä sivustolla.]
