Jos toiminimen kirjanpito on tekemättä tai rästissä, on huono ratkaisu lähettää paniikissa verohallintoon arvioituja lukuja.
Tilanne voidaan yleensä korjata, kun selvität ensin puuttuvan ajanjakson, kokoat pankki- ja myyntitiedot ja tarkistat, onko veroilmoituksia tai ALV-ilmoituksia antamatta.
Lue tiivistelmä
- Kirjanpitorästit eivät yleensä tarkoita, että koko yritystoiminta olisi pilalla
- Älä anna vero- tai ALV-ilmoituksia arvaamalla summia vain siksi, että määräpäivä ahdistaa
- Selvitä ensin, miltä ajalta kirjanpito puuttuu ja mitä ilmoituksia on antamatta
- Kerää tiliotteet, myyntitiedot, ostolaskut, kuitit ja maksupalveluiden raportit
- Jos tositteita puuttuu tai ALV-ilmoituksia on myöhässä, pyydä apua ajoissa
1. Mitä tarkoittaa, että toiminimen kirjanpito on rästissä?
Kaikki tekemättömät kirjapidot eivät ole samanlaisia
Kirjanpito on rästissä silloin, kun yrityksen tapahtumia ei ole kirjattu ajantasaisesti. Käytännössä tilanne voi kuitenkin tarkoittaa montaa eri asiaa.
Tavallisimmat tilanteet ovat nämä:
- kirjanpitoa ei ole tehty lainkaan
- osa kuukausista tai kuiteista puuttuu
- kirjanpito on tehty, mutta ALV-ilmoitukset puuttuvat
- kirjanpito on tehty, mutta veroilmoitus on antamatta
- aiemmat ilmoitukset on annettu arvioilla tai puutteellisilla tiedoilla
- yrityksen ja yksityistalouden menot ovat sekaisin
Ensimmäinen tehtävä ei ole korjata kaikkea yhdellä kertaa. Ensimmäinen tehtävä on selvittää, mitä todella puuttuu.
Tässä vaiheessa kannattaa tutustu myös toiminimen kirjanpidon pääoppaaseen.
2. Kuinka kiireellinen tilanne on?
Erota harmillinen viive ja oikea kiire
Tilanne ei yleensä ole välitön hätä, jos kirjanpito on vain muutaman viikon tai kuukauden jäljessä, määräpäivät eivät ole vielä menneet ja tiliotteet sekä tositteet ovat tallessa.
Silloin tärkeintä on järjestää aineisto ja tehdä kirjanpito loppuun ennen kuin ilmoituksia aletaan antaa.
Tilanne vaatii nopeaa toimintaa, jos:
- ALV-ilmoituksia on antamatta
- elinkeinotoiminnan veroilmoituksen määräpäivä on mennyt
- Verohallinto on lähettänyt selvityspyynnön
- veroja on arvioitu omasta päästä
- kirjanpitoa puuttuu usealta vuodelta
- yrityksellä on paljon tapahtumia
- mukana on palkkoja tai tulorekisteri-ilmoituksia
- tositteita on paljon hukassa
Verohallinnon mukaan liikkeen- ja ammatinharjoittajan elinkeinotoiminnan veroilmoitus täytyy palauttaa aina, myös silloin, jos toimintaa ei ole ollut.
Mitä aikaisemmin tilanteeseen puututaan, sitä vähemmän aikaa yleensä kuluu tietojen etsimiseen, virheiden korjaamiseen ja Verohallinnon kirjeenvaihtoon. Paperit eivät yleensä jalostu laatikossa itsestään, vaikka niille antaisi työrauhan.
3. Mitä teet ensimmäiseksi, kun kirjanpito on tekemättä?
Tee tilannekuva ennen kuin korjaat
Ensimmäinen käytännön askel on kirjoittaa ylös, miltä ajalta kirjanpito puuttuu. Esimerkiksi: “tammi–kesäkuu 2026 puuttuu”, “koko vuosi 2025 tekemättä” tai “ALV-ilmoitukset puuttuvat lokakuusta alkaen”.
Tarkista ainakin nämä:
- milloin yritystoiminta alkoi
- mihin kuukauteen asti kirjanpito on tehty
- oletko ALV-rekisterissä
- mikä on ALV-verokautesi
- onko veroilmoituksia annettu
- onko ALV-ilmoituksia annettu
- onko ennakkoveroja määrätty
- onko Verohallinnolta tullut päätöksiä tai selvityspyyntöjä
- onko yrityksellä työntekijöitä
- onko käytössä erillinen yritystili
Älä aloita siitä, että avaat OmaVeron ja alat naputella summia muistista. Aloita siitä, että selvität, mitä tietoja sinulta oikeasti puuttuu.
4. Mitä OmaVerosta kannattaa tarkistaa?
Etsi ilmoitukset, maksut ja kehotukset
OmaVerosta näet usein nopeasti, onko ilmoituksia antamatta tai maksuja myöhässä. Tarkista tämä ennen kuin alat laskea tai korjata mitään.
Katso ainakin nämä:
- antamatta olevat ALV-ilmoitukset
- myöhässä olevat maksut
- mahdolliset kehotukset
- selvityspyynnöt
- arvioverotukset
- verotuspäätökset
- ennakkoveron määrä
- elinkeinotoiminnan veroilmoituksen tilanne
Ole kuitenkin varovainen: älä anna ilmoituksia tässäkään vaiheessa pelkän arvauksen perusteella. Jos luvut eivät perustu kirjanpitoon tai luotettavaan selvitykseen, saatat joutua myöhemmin korjaamaan sekä kirjanpidon että ilmoitukset.
5. Mitä aineistoa tarvitset rästissä olevan kirjanpitoon tekemiseen?
Pankin tiliote antaa rungon, mutta ei ole aina koko totuus
Tarvitset yleensä ainakin pankkitiliotteet, myyntitiedot, ostolaskut ja kuitit. Pankin tiliote antaa hyvän rungon, mutta se ei aina yksin kerro, mitä on myyty, mitä on ostettu tai mihin ALV-kantaan tapahtuma kuuluu.
Kerää ainakin nämä:
- yrityksen tiliotteet
- myyntilaskut
- verkkokaupan tai kassajärjestelmän myyntiraportit
- ostolaskut
- kuitit
- maksupalveluiden raportit
- käteismyynnin tiedot
- yrityksen mahdollisten lainojen tiedot
- tiedot yksityisvaroilla maksetuista yrityskuluista
- tiedot yritystililtä maksetuista yksityismenoista
- ajopäiväkirja tai muut ajotiedot
- tiedot hankitusta kalustosta
- mahdolliset aiemmat kirjanpitoraportit
Jos käytät verkkokauppaa tai maksupalvelua, lataa raportit myös niistä. Esimerkiksi Stripe, PayPal, Klarna, Shopify, WooCommerce ja laskutuspalvelut voivat sisältää tietoja, joita pelkkä pankkitiliote ei näytä.
Maksupalvelu voi vähentää palkkionsa ennen kuin raha tulee pankkitilille. Siksi tilille tullut summa ei aina ole sama asia kuin myynnin määrä.
6. Mitä tehdään, jos toiminimen kuitteja puuttuu?
Kokonaisuus ei yleensä romahda puuttuvaan kuittiin
Puuttuva kuitti ei yleensä estä koko kirjanpidon tekemistä. Se voi kuitenkin estää yksittäisen kulun vähentämisen tai arvonlisäveron vähennyksen, jos ostoksen sisältöä ei pystytä osoittamaan riittävän luotettavasti.
Tee ensin nämä:
- pyydä laskukopio myyjältä
- lataa laskut verkkopalveluista
- etsi kuitit sähköpostista
- tarkista maksukorttien historiat
- tarkista sovellukset ja asiakastilit
- käy läpi puhelimen kuvat ja pilvipalvelut
- merkitse puuttuvat tositteet erilliseen listaan
Jos kuittia ei löydy, selvitä ainakin:
- myyjä
- päivämäärä
- summa
- mitä ostettiin
- miten hankinta liittyi yritystoimintaan
- millä maksutavalla se maksettiin
Kirjanpitolain mukaan tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto ja muu vastaava kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.
Lue myös: Millainen kuitti kelpaa tositteeksi?
7. Miten erotat yrityksen ja yksityistalouden menot?
Toiminimen rahaliikenne menee helposti sekaisin
Toiminimellä yrityksen ja yrittäjän rahat menevät käytännössä helposti sekaisin, varsinkin jos samaa pankkitiliä käytetään kaikkeen. Tämä ei yleensä estä kirjanpidon tekemistä, mutta se lisää selvitystyötä.
Muista nämä perusasiat:
- oma siirto yritystilille ei yleensä ole yrityksen myyntituloa
- yrityksen tililtä tehty yksityisotto ei yleensä ole yrityksen vähennyskelpoinen kulu
- yksityisvaroilla maksettu yrityskulu voi kuulua kirjanpitoon
- yritystililtä maksettu yksityismeno pitää tunnistaa
- sama pankkitili ei poista velvollisuutta selvittää tapahtumien tarkoitusta
Esimerkki: jos maksat yrityksen ohjelmiston henkilökohtaiselta tililtä, kulu voi silti kuulua toiminimen kirjanpitoon. Jos taas maksat ruokakauppaostoksen yritystililtä, se ei muutu yrityksen kuluksi vain siksi, että käytit yrityskorttia.
Jos käytät samaa tiliä kaikkeen, lue myös: Yksi pankkitili omassa ja toiminimen käytössä - nämä ovat vaarat!
8. Missä järjestyksessä puuttuva kirjanpito kannattaa tehdä?
Aloita vanhimmasta puuttuvasta kuukaudesta
Rästikirjanpito kannattaa tehdä aikajärjestyksessä. Uusinta kuukautta ei yleensä kannata hoitaa ensin valmiiksi, jos aiemmat saldot, yksityistapahtumat ja ALV-ilmoitukset ovat selvittämättä.
Tämä on hyvä etenemisjärjestys:
- aloita vanhimmasta puuttuvasta kuukaudesta
- käy pankkitilin tapahtumat läpi
- yhdistä maksuihin tositteet
- kirjaa myynnit
- erottele yksityistapahtumat
- tarkista ALV-käsittely
- täsmäytä pankkitilin saldo
- siirry seuraavaan kuukauteen
- tarkista lopuksi ilmoitukset ja veroilmoitus
Jos aloitat keskeltä, virheet voivat kulkea mukana kaiken aikaa. Kun etenet vanhimmasta uusimpaan, huomaat helpommin, mistä luvut tulevat ja mitä ilmoituksia pitää korjata.
9. Mitä ilmoituksia pitää antaa tai korjata?
Kirjanpito vaikuttaa veroihin, ALV:iin ja ennakkoveroon
Kun kirjanpito tehdään jälkikäteen, voi paljastua, että ilmoituksia pitää antaa tai korjata. Tavallisimpia ovat ALV-ilmoitukset, elinkeinotoiminnan veroilmoitus ja arvio ennakkoverosta.
Tarkista ainakin nämä:
- puuttuuko ALV-ilmoituksia
- onko ALV ilmoitettu väärälle kaudelle
- onko elinkeinotoiminnan veroilmoitus antamatta
- onko veroilmoitus annettu puutteellisilla tiedoilla
- onko ennakkovero liian pieni
- onko ennakkovero liian suuri
- onko mukana palkkoja tai tulorekisteri-ilmoituksia
- onko Verohallinnolta tullut selvityspyyntö
Jos olet ALV-rekisterissä, arvonlisäveron tiedot pitää antaa jokaiselta verokaudelta. Jos ilmoitus annetaan myöhässä, seurauksena voi olla myöhästymismaksu. Verohallinnon mukaan oma-aloitteisten verojen myöhästymismaksut voivat tällä hetkellä olla yli sata euroa.
Jos vero maksetaan myöhässä, veron lisäksi tulee viivästyskorkoa. Verohallinto sitoo oma-aloitteisten verojen viivästyskoron yleiseen korkotasoon, johon lisätään vielä ekstraa. Viivästyskorko on helposti kolminkertainen asuntolainan korkoon verrattuna.
Lue lisää arvonlisäverotuksesta: Miten ALV maksetaan?
10. Mitä kirjanpidon viivästymisestä voi seurata?
Suurin kustannus voi olla selvitystyö
Kirjanpidon viivästyminen voi johtaa myöhästymismaksuihin, veronkorotuksiin, viivästyskorkoihin tai arvioverotukseen. Se voi myös vaikeuttaa vähennysten tekemistä, jos tositteita ei enää löydy.
Mahdollisia seurauksia ovat:
- myöhästymismaksu
- veronkorotus
- viivästyskorko
- arvioverotus
- vähennysten menettäminen puutteellisten tositteiden vuoksi
- suurempi kirjanpitolasku
- vaikeus selvittää yrityksen todellista tulosta
- ongelmat yrityksen lopettamisen yhteydessä
- ylimääräinen kirjeenvaihto Verohallinnon kanssa
Jos elinkeinotoiminnan veroilmoitus jätetään antamatta tai siinä on puutteita, seurauksena voi olla veronkorotus.
Suurin käytännön kustannus ei silti aina ole Verohallinnon maksu. Usein kalliimmaksi tulee se, että vanhojen tapahtumien selvittämiseen kuluu moninkertainen aika verrattuna siihen, että aineisto olisi hoidettu ajallaan.
11. Voiko toiminimen kirjanpidon tehdä jälkikäteen?
Kyllä, jos tiedot saadaan kasaan
Toiminimen kirjanpito voidaan yleensä laatia jälkikäteen, jos tapahtumista saadaan riittävät tiedot. Aineiston laatu ja määrä ratkaisevat, kuinka helppoa tai työlästä korjaaminen on.
Jälkikäteen tehtävä kirjanpito onnistuu usein, kun:
- pankkitiliotteet ovat saatavilla
- myyntitiedot löytyvät
- ostolaskut ja kuitit saadaan kerättyä
- puuttuvista tapahtumista voidaan antaa selvitykset
- ALV-kaudet voidaan käydä läpi järjestyksessä
- aiemmat ilmoitukset voidaan tarkistaa
Mitä vanhemmasta aineistosta on kyse, sitä vaikeampaa selvittäminen yleensä on. Laskuja voi silti usein pyytää uudelleen, pankkitietoja saa yleensä ladattua takautuvasti ja sähköpostista löytyy usein enemmän kuin yrittäjä aluksi muistaa.
Jälkikäteen tehty kirjanpito ei kuitenkaan poista myöhästymisen mahdollisia seurauksia. Se auttaa saamaan luvut oikein ja tilanteen hallintaan.
12. Kannattaako puuttuva kirjanpito tehdä itse vai antaa kirjanpitäjälle?
Pieni rästi voi onnistua itse, iso sotku harvemmin
Voit ehkä hoitaa tilanteen itse, jos tapahtumia on vähän, rästiä on vain lyhyeltä ajalta ja aineisto on selvästi järjestyksessä. Silloinkin sinun pitää ymmärtää, miten myynnit, kulut, ALV, yksityistapahtumat ja ilmoitukset käsitellään.
Tilanteen voi ehkä hoitaa itse, jos:
- tapahtumia on vähän
- puutteita on vain yhdeltä tai kahdelta kuukaudelta
- kaikki kuitit ja laskut ovat tallessa
- ALV-käsittely on yksinkertainen
- ilmoituksia ei ole vielä arvioitu tai korjattavana
- yrityksellä ei ole työntekijöitä
- yrityksen ja yksityistalouden rahat eivät ole pahasti sekaisin
Kirjanpitäjä on yleensä järkevä ratkaisu, jos:
- kirjanpitoa puuttuu usealta kuukaudelta tai vuodelta
- tositteita on paljon
- ALV-ilmoituksia on antamatta
- mukana on ulkomaisia ostoja tai myyntejä
- yrityksellä on kalustoa, lainoja, varastoa tai työntekijöitä
- yksityis- ja yritystapahtumat ovat sekaisin
- Verohallinto on pyytänyt selvitystä
- et tiedä, mitkä aiemmat ilmoitukset ovat oikein
Kirjanpitäjä ei tarvitse täydellistä lähtötilannetta. Kirjanpitäjä tarvitsee rehellisen kokonaiskuvan siitä, mitä puuttuu ja mistä tiedot voidaan kerätä.
Lue myös: Miksi kirjanpitäjä kyselee niin paljon?
13. Mitä rästikirjanpidon korjaaminen maksaa?
Hinta riippuu sotkun määrästä
Puuttuvan kirjanpidon hoitamisen hinta riippuu ennen kaikkea siitä, paljonko selvitettävää on. Siisti yhden tilin ja muutaman kymmenen tositteen aineisto voidaan käsitellä paljon nopeammin kuin usean vuoden sekava aineisto, jossa kuitteja puuttuu ja ilmoituksia pitää korjata.
Hintaan vaikuttavat erityisesti:
- puuttuvien kuukausien määrä
- tapahtumien määrä
- tositteiden määrä
- aineiston järjestys
- puuttuvat kuitit
- korjattavat ilmoitukset
- maksupalvelut ja ulkomaiset tapahtumat
- aiempien kirjausten tarkistaminen
- yhteydenpito Verohallinnon kanssa
- se, ovatko yrityksen ja yksityistalouden rahat sekaisin
Hullu maksaa -palvelussa toiminimen kirjanpidon aineistoa voi toimittaa esimerkiksi sähköpostilla, pilvipalvelulla, sovelluksella tai paperilla. Sinun ei tarvitse käyttää tiettyä kirjanpito-ohjelmaa, vaan aineiston toimitustapa voidaan sovittaa arkeesi.
Jos haluat karkean arvion, älä lähetä pelkästään viestiä “kirjanpito on vähän kesken, paljonko maksaa?” Se on vähän kuin kysyisi autokorjaamolta, paljonko “outo ääni” maksaa.
Parempi viesti kertoo heti:
- miltä ajalta kirjanpito puuttuu
- oletko ALV-rekisterissä
- mikä ALV-kautesi on
- paljonko tositteita tai pankkitapahtumia suunnilleen on
- onko veroilmoituksia tai ALV-ilmoituksia myöhässä
- onko Verohallinnolta tullut kehotus, selvityspyyntö tai päätös
14. Miten estät saman tilanteen jatkossa?
Tee pieni kuukausirutiini
Paras tapa estää kirjanpitorästit on tehdä asiasta pieni toistuva rutiini. Sen ei tarvitse olla mikään taloushallinnon seremonia kynttilöineen, vaan 15 minuutin tarkistus kerran kuukaudessa riittää pitkälle.
Tee kerran kuukaudessa tämä:
- lataa tiliote
- tarkista puuttuvat kuitit
- tallenna myyntitiedot
- merkitse epäselvät tapahtumat
- lähetä aineisto kirjanpitäjälle tai lisää se omaan kirjanpitoosi
Lisäksi kannattaa:
- käyttää erillistä yritystiliä
- tallentaa kuitti heti
- nimetä kuitit ymmärrettävästi
- pitää yrityksen sähköpostit yhdessä kansiossa
- tarkistaa OmaVero säännöllisesti
- sopia kirjanpitäjän kanssa aineiston toimituspäivä
- hoitaa asiat hyvissä ajoin ennen veroilmoituksen määräpäivään
Tavoite ei ole tehdä kirjanpidosta elämän suurta harrastusta. Tavoite on estää se, että sama kuittikasa ilmestyy vuoden päästä uudelleen pöydällesi ja katsoo sinua syyttävästi.
Tarkistuslista
- Selvitä, miltä ajalta kirjanpito puuttuu
- Tarkista OmaVerosta antamatta olevat ilmoitukset
- Tarkista, oletko ALV-rekisterissä
- Selvitä ALV-verokautesi
- Lataa pankkitiliotteet koko puuttuvalta ajalta
- Kerää myyntilaskut, maksupalveluraportit, ostolaskut ja kuitit
- Merkitse puuttuvat tositteet erilliseen listaan
- Erottele yrityksen menot ja yksityismenot
- Älä anna summittaisia ilmoituksia arvioluvuilla
- Pyydä apua, jos puuttuvia kausia, tositteita tai ilmoituksia on paljon
Kysymyksiä ja vastauksia
Kysymys: Voiko toiminimen kirjanpidon tehdä jälkikäteen?
Vastaus: Kyllä, toiminimen kirjanpito voidaan yleensä tehdä jälkikäteen, jos tapahtumista saadaan riittävät tiedot. Tärkeintä on kerätä pankin tiliotteet, myyntitiedot, ostolaskut, kuitit ja mahdolliset maksupalveluraportit. Mitä vanhemmasta ajasta on kyse, sitä enemmän selvitystyötä yleensä tarvitaan.
Kysymys: Mitä teen, jos kuitteja puuttuu?
Vastaus: Yritä ensin saada kuitti tai lasku uudelleen myyjältä, verkkokaupasta, sähköpostista tai maksupalvelusta. Jos tositetta ei löydy, tee tapahtumasta selite: mitä ostettiin, keneltä, milloin, millä summalla ja miksi hankinta liittyi yritystoimintaan. Kaikkia puuttuvia kuluja ei välttämättä voida vähentää.
Kysymys: Voiko ALV-ilmoituksen antaa myöhemmin?
Vastaus: ALV-ilmoituksen voi antaa myöhässä, mutta siitä voi seurata myöhästymismaksu ja verolle viivästyskorkoa. Ilmoitusta ei silti kannata täyttää arvaamalla vain siksi, että se saadaan nopeasti pois näkyvistä. Ensin pitää selvittää oikeat luvut mahdollisimman luotettavasti.
Kysymys: Riittääkö pankin tiliote kirjanpidon tositteeksi?
Vastaus: Pankin tiliote on tärkeä osa aineistoa, mutta se ei aina yksin riitä. Tiliotteesta näkyy maksu, mutta ei välttämättä sitä, mitä ostettiin, mihin tarkoitukseen hankinta liittyi tai saako arvonlisäveron vähentää. Siksi laskut, kuitit ja maksupalveluraportit ovat usein tarpeen.
Kysymys: Paljonko rästikirjanpidon korjaaminen maksaa?
Vastaus: Hinta riippuu puuttuvien kuukausien määrästä, tositteiden määrästä, aineiston järjestyksestä, puuttuvista kuiteista ja mahdollisista korjattavista ilmoituksista. Nopeimmin arvio onnistuu, kun kerrot miltä ajalta kirjanpito puuttuu, oletko ALV-rekisterissä ja paljonko tapahtumia suunnilleen on.
Toimintaohjeet
Jos toiminimesi kirjanpito on tekemättä tai rästissä, aloita näistä viidestä asiasta:
- Tarkista, miltä ajalta kirjanpito puuttuu
- Katso OmaVerosta antamatta olevat ilmoitukset ja maksut
- Kerää tiliotteet, myynnit, laskut ja kuitit
- Älä anna summittaisia ilmoituksia arvioluvuilla
- Pyydä apua, jos aineistoa tai korjattavia kausia on paljon
Voit lähettää tilanteestasi esimerkiksi tällaisen viestin:
Hei Ari,
Toiminimeni kirjanpito on tekemättä ajalta [kuukaudet/vuodet]. Olen / en ole ALV-rekisterissä. ALV-kauteni on [kuukausi / neljännesvuosi / vuosi / en tiedä]. Tositteita tai pankkitapahtumia on arviolta noin [määrä] kappaletta.
Veroilmoitus on [annettu / antamatta / en ole varma]. ALV-ilmoituksia on [annettu / myöhässä / en tiedä]. Verohallinnolta on / ei ole tullut kehotusta tai selvityspyyntöä.
Voitko arvioida, voidaanko tilanne hoitaa ja mitä aineistoa tarvitset ensin?
Tutustu palveluihini toiminimimelle ja ota yhteyttä.
Tämä artikkeli on yleistä tietoa toiminimiyrittäjän kirjanpidosta ja veroasioista. Se ei ole henkilökohtaista veroneuvontaa. Tarkista oma tilanteesi OmaVerosta, Verohallinnon ajantasaisista ohjeista tai omalta kirjanpitäjältä.