Rotalla on moottoripyörän ajopäiväkirja pitämättä ja verovirkailija kettu ajaa häntä autolla takaa

Verohallinnon ohjeiden mukaan toiminimiyrittäjän tulisi pitää kirjaa henkilöautolla ajamistaan ajokilometreistä.

Sen avulla hän voi myöhemmin todentaa mikä osuus kilometreistä on ajettu yritystoimintaan liittyvissä tarkoituksissa.

Joskus tämä saattaa jäädä yrittäjältä tekemättä. Syitä siihen miksi ajopäiväkirjaa ei ole pidetty, saattaa olla useitakin:

  • Paperityöt ahdistavat sinua, joka johtaa epämiellyttävän työn siirtämiseen
  • Tietämättömyys ajopäiväkirjan pitämisen tarpeesta
  • Luontainen järjestyksellisyyden puute

Oli syy mikä tahansa, ammatinharjoittajan ajopäiväkirjan pitäminen toiminimen ajoista on saattanut jäädä sinulta tekemättä.

Elinkeinonharjoittajan veroilmoituksessa kysytään, perustuvatko ilmoittamasi kilometrit ajopäiväkirjaan vai "muuhun selvitykseen".

Tässä artikkelissa kerron, miksi ajopäiväkirjaa kannattaa pitää ja mitä "muu selvitys" tarkoittaa. 

Kerron lisäksi mitä tapahtuu, jos verottaja ei hyväksy antamaasi selvitystä tai jos et anna minkäänlaista selvitystä.

1. Miksi muistiinpanojen tai toiminimen ajopäiväkirjan pitäminen toiminimen ajokilometreistä on olennaista?

Ajopäiväkirjan pitäminen on tärkeää, koska ajopäiväkirjana perusteella voit osoittaa:

  • Paljonko olet ajanut vuoden aikana yritystoiminnan ajoa, minne olet ajanut ja milloin olet ajanut?
  • Paljonko olet ajanut yksityisajoja auton kokonaiskilometreistä?

Verottaja haluaa nämä kaksi tietoa, jotta se voi varmistua siitä, mikä osuus auton käyttökuluista on verovähennyskelpoista yritystoiminnan ajoa.

Yksityisajot eivät ole verovähennyskelpoisia toiminimen verotuksessa, joten niitä ei voi vähentää veronalaisesta tulosta.

Jos ajopäiväkirjaa ei ole pidetty, näitä tietoja on huomattavasti hankalampi osoittaa. Siitä saattaa puolestaan seurata muita ongelmia verottajan kanssa, kuten pian tulemme huomaamaan.

2. Mitä verohallinnon ohje sanoo toiminimen ajokilometrien ilmoittamisesta?

Normaalitilanteessa toiminimen ajettujen kilometrien määrä on helppo selvittää ajopäiväkirjasta.

Verohallinnon mukaan ajopäiväkirjasta tulisi ilmetä seuraavat seikat:

  • Autolla ajamisen alkamisen ja päättymisen kellonaika
  • Ajon alkamisen ja päättymisen paikka, matkareitti saattaa olla tarpeen mainita, jos reitti on poikennut merkittävästi suorimmasta mahdollisesta ajoreitistä
  • Auton matkamittarin lukema liikkeelle lähtiessä ja palatessa
  • Matkan pituus kilometreissä
  • Ajomatkan tarkoitus eli miten se liittyy toiminimesi liiketoimintaan
  • Auton käyttäjä eli kuljettaja. Merkintä käyttäjästä ajopäiväkirjan alkuun riittää, jos ajaja on aina sama
  • Yksityisajojen osalta riittää, että ajopäiväkirjasta selviää työhön liittymättömien ajojen päivittäinen määrä

Jos pidät ajopäiväkirjaa yritystoiminnan ajoistasi, mitään harmaita hiuksia aiheuttavaa ongelmaa toiminimen auton käytöstä ei koskaan pääse syntymäänkään.

3. Mitä jos toiminimen ajoista ei ole pidetty ajopäiväkirjaa?

Monet yrittäjät tässä maassa eivät pidä ajopäiväkirjaa, vaikka se verohallinnon ja tämän artikkelin kirjoittajankin mielestä on erittäin suositeltavaa.

Miten auton käytön verovähennys tapahtuu, jos ajopäiväkirjaa ei ole pidetty?

Toiminimiyrittäjällä on auton käytön verovähennyksen tekemiseen kaksi tapaa. 

Verovähennyksen tapa valitaan sen perusteella, paljonko autolla on ajettu työ- ja yksityisajoa:

  • Jos yritystoiminnan ajoa on alle 50 % kaikista ajoista, vähennys tehdään verohallinnon vuosittain vahvistaman kilometrikorvauksen mukaisena
  • Jos yritystoiminnan ajoa on yli 50 % kaikista ajoista, auto lasketaan osaksi yritystoiminnan omaisuutta ja vähennys tehdään auton todellisten kulujen mukaan

Vähennys kilometrikorvauksena verottajan vahvistaman maksimimäärän mukaan saadaan tehdä vain, jos auton käytöstä on pidetty ajopäiväkirjaa. 

Jos ajopäiväkirjaa ei ole pidetty, vähennys verohallinnon vahvistaman kilometrikorvauksen enimmäismäärän mukaan ei ole sallittua.

Jos yritystoiminnan ajoa on alle puolet auton kokonaiskilometreistä ja verottaja pitää ajetuista kilometreistä antamiasi selvityksiä riittämättöminä tai ajopäiväkirjaa ei ole, korvaus auton työkäytöstä on 0,25 e/km (vuonna 2024).

4. Mitä jos sinulla ei ole tiedossa onko yksityisajoa vai toiminimen kilometrejä ajettu enemmän?

Ainoaksi vaihtoehdoksi jää, että ajopäiväkirjan puuttuessa yritys- ja yksityisajojen määrä arvioidaan. 

Se ei kuitenkaan tarkoita sitä, että voisit yrittäjänä arvioida työkilometrien määrän olevan mitä tahansa.

Arvioimiesi kilometrimäärien perusteista on hyvä olla olemassa jokin selvitys ja verottaja saattaa sellaista erikseen kysyäkin.

Jos olet ajanut usein samoihin asiakaskohteisiin tai muista syistä tiedät, missä olet yleensä liikkunut autolla ja kuinka usein, voit yrittää käyttää joitakin apukeinoja etäisyyksien arviointiin. 

Voit esimerkiksi katsoa Google Mapsin avulla, kuinka pitkä matka tiettyihin sijainteihin on. Sen jälkeen voi laskea arvion ajetuista kilometreistä sen pohjalta.

Arviosi työkäytön ajokilometreistä pitää olla järjellinen.

Jos arviosi ei verottajan mielestä ole uskottava, verohallinto saattaa arvioida kilometrimääräsi toisin.

5. Mitä jos et tiedä paljonko olet ajanut autollasi koko vuoden aikana?

Ajettujen kilometrien jakaminen yritystoiminnan ajoihin ja yksityisiin ajoihin tietenkin edellyttää, että vuoden kokonaiskilometrit ovat tiedossa.

Jos sinulla ei ole kokonaiskilometreistäkään mitään hajua, sitä voit yrittää selvittää esimerkiksi auton huoltokorjaamon antamista kuiteista. Monet korjaamot merkitsevät kilometrilukemat antamiinsa laskuihin. 

Toinen mahdollisuus on tutkia kilometrilukemia auton huoltokirjasta.

Saamiasi tietoja voit käyttää kokonaiskilometrien arviointiin.

Tee siinä tapauksessa jokin vapaamuotoinen selvitys siitä, mihin näkemyksesi ajetuista kilometreistä perustuu.

Tässäkin tapauksessa, koska ajopäiväkirjaa ei ole pidetty, verottaja saattaa nähdä tilanteesi toisin kuin sinä itse.

6. Miten ylläpitää tapaa pitää kirjaa ajamistasi toiminimen kilometreistä?

Ajopäiväkirjan tai muu vastaava kirjanpito voi tuntua aluksi hankalalta. Se saattaa myös unohtua helposti.

Seuraavassa on muutama ehdotus, jotka auttavat sinua pitämään ajopäiväkirjaa.

Valitse ajopäiväkirjan pitämiseen tapa, joka on sinulle helpoin:

  • Pidä ajopäiväkirjaa paperisena valmiiksi painettuun kirjaan, joita saat hyvin varustetuista marketeista ja kirjakaupoista
  • Pidä ajopäiväkirjaa itse tulostamallasi lomakkeella tai muussa vastaavassa vihkossa
  • Pidä ajopäiväkirjaa kännykässä esimerkiksi valmiissa sovelluksessa

Tee itsellesi muistutin, jota et voi unohtaa istuessasi autoon.

Jos sinulla esimerkiksi on paperinen ajopäiväkirja, pidä sitä aluksi vaikkapa autosi penkillä. Näin se osuu aina silmiisi, kun lähdet jonnekin tai kun palaat takaisin.

Ajopäiväkirjan pitäminen lähtiessä ja palatessa vie aikaa vain muutaman kymmenen sekuntia. 

Tiivistelmä: Miksi ajopäiväkirjasta on hyötyä?

Ajopäiväkirjalla on olennaista merkitystä toiminimiyrittäjän autokulujen vähentämisessä verotuksessa.

Ajopäiväkirjalla voit todisteellisesti osoittaa, kuinka paljon olet ajanut yritystoiminnan ajoja.

Jos kirjanpito ajetuista kilometreistä puuttuu, se voi johtaa ongelmiin verottajan kanssa ja toiminimen matkakulujen verovähennysten menettämiseen jopa kokonaan. 

Siksi suosittelen sinuakin pitämään kirjaa ajamistasi kilometreistä, lähtö- ja paluuajoista ja ajamiesi matkojen tarkoituksista.

Tämä artikkeli on vastaus toiminimellä yrittävän asiakkaani kysymykseen, joka koskee toiminimen auton käytöstä aiheutuneiden kulujen vähentämistä verotuksessa, kun ajopäiväkirjaa ei ole pidetty.

Haluatko sinäkin vastauksia toiminimesi verovähennyksiä koskeviin kysymyksiisi? 

Tutustu palveluihini:

Lue lisää