Sinun on tärkeää muistaa, että tässä artikkelissa mainitut vakuutukset, sivukulut ja ilmoitukset ovat pakollisia, vaikka työntekijöitä olisi vain yksi.
Vakuutusyhtiöt saattavat yrittää myydä sinulle lisävakuutuksia, mutta keskityn tässä vain työntekijän palkkaamisen lakisääteisiin velvoitteisiin ja sivukuluihin.
Sivukulut osa 1: Toiminimelle otettavan työntekijän 4 lakisääteistä sosiaalivakuutusta vakuutusyhtiöstä
Ennen työntekijän palkkaamista sinun on otettava seuraavat lakisääteiset sosiaalivakuutukset:
- Työntekijän työttömyysvakuutus
- Työntekijän ryhmähenkivakuutus
- Työntekijän tapaturma- ja ammattitautivakuutus (jos kalenterivuodessa maksetut palkat ovat vähintään 1500 e)
- Työntekijän eläkevakuutus eli TyEl
Näistä sivukuluista osa peritään työntekijän palkasta, mutta suurimman osan maksat sinä työnantajana.
Tässä yhteydesssä suuret kiitokset eräälle TVK:n (Tapaturmavakuutuskeskus) viestinnän asiantuntijalle, joka pyysi lisäämään tapaturma- ja ammattitautivakuutuksen em. listalle. Olennainen huomio!
Sivukulut osa 2: Toiminimen rekisteröityminen verohallintoon työnantajana ja työtekijän sairausvakuutus
Työnantajaksi rekisteröityminen tapahtuu vero.fi:n kautta.
Verohallinto perii seuraavan palkan sivukuluihin sisältyvän vakuutuksen maksut ja verot:
- Työntekijän sairausvakuutus – työnantaja tilittää tämän vakuutuksen
- Lisäksi sinun tulee kerätä ja maksaa työntekijältäsi perityt palkkojen verot eli ennakonpidätykset
Joka kuukausi sinun on myös toimitettava ilmoitus palkanmaksusta Verohallinnon tulorekisteriin.
Ilmoitus tulee lähettää edellisen kuukauden palkoista aina viimeistään seuraavan kuukauden 5. päivään mennessä, riippumatta siitä, onko palkkoja maksettu vai ei.
Sivukulut osa 3: Toiminimen palkanmaksu työntekijälle ja lomakorvaukset
Mikäli käytät esimerkiksi ilmaista palkka.fi-ohjelmaa, se lähettää edellä mainitut ilmoitukset automaattisesti, jos palkkoja on maksettu.
Jos palkkoja ei ole maksettu, pakollinen "ei palkanmaksua" -ilmoitus tulee hoitaa erikseen.
Muista, että ilmoitusten lisäksi kaikkien sivukulujen maksaminen pitää hoitaa erikseen.
Palkkojen lisäksi jokaiselle työntekijälle pitää laskea ja maksaa vuosilomakorvaukset. Työntekijän oikeus perustuu vuosilomalakiin ja mahdolliseen voimassaolevaan alan työehtosopimukseen.
Mikäli työehtosopimuksen tunti- tai työpäivärajat kuukaudessa ylittyvät, sinun tulee lisäksi maksaa mahdolliset lomarahat (50 % vuosilomakorvauksesta).
Näistäkin maksuista peritään kaikki edellä mainitut vakuutusmaksut ja työntekijän ennakkoverot.
On tärkeää pitää asianmukaista vuosilomakirjanpitoa sekä työaikakirjanpitoa, joista ilmenevät työntekijäkohtaiset työajat ja oikeudet lomiin. Näitä tietoja saatetaan kysyä mahdollisessa työsuojelutarkastuksessa.
Lue lisää vuosilomakirjanpidosta vuosilomalaista (linkki edellä) ja työaikakirjanpidosta työaikalaista.
Palkkojen minimin määrää useimmilla aloilla voimassa oleva TES.
Sivukulut osa 4: Toiminimen työntekijän erityistilanteet ja lisätyöt
Työehtosopimuksen mukaisesti saatat joutua maksamaan peruspalkan lisäksi ilta- tai viikonlopputöistä erilaisia palkanlisiä.
Mikäli jokin työvuoro on jo sovittu ja työntekijä sairastuu, on kyseisestä työvuorosta maksettava sairaslomakorvaus.
Pidemmistä sairaslomista KELA alkaa maksamaan korvausta, mutta sitä on haettava erikseen. Yleensä sairaslomat ovat kuitenkin lyhyitä ja jäävät työnantajan eli sinun maksettavaksesi.
Mikäli työntekijä kuuluu johonkin ammattiliittoon, työnantajana keräät nämä maksut suoraan palkasta ja tilittää ne eteenpäin ammattiliitolle.
Sivukulut osa 5: Työntekijän palkkalaskelmat ja TES
Jokaiselle työntekijälle tulee toimittaa kuukausittainen palkkalaskelma.
Kaikessa tulee noudattaa voimassa olevia työehtosopimuksia ja työlainsäädäntöä. On lähes välttämätöntä perehtyä kyseiseen työehtosopimukseen, sillä sieltä voi löytyä lisävaatimuksia.
Esimerkiksi perehtyminen ravintola-alan TES:iin, joka on 126 sivua pitkä (v 2025), vaatii aikaa ja tarkkuutta.
Jokainen TES on hieman erilainen ja muutokset ovat yleisiä uuden sopimuskauden myötä. Näin ollen on olennaisen tärkeää seurata työehtosopimuksien muutoksia.
Sivukulut osa 6: Sivukuluja palkan lisäksi työntekijän työterveyshuollosta
Pakollinen sivukulu on myös työterveyshuolto. Sen voit työntekijöillesi ottaa joko kunnallisena työterveyshuoltona tai yksityiseltä työterveyshuollon palveluntarjoajalta.
Sen aloituskustannus on yleensä suurempi, koska työterveyshoitaja tekee käynnin työpaikalle ja keskustelee kanssasi työpaikan vaaroista – käynti kestää muistaakseni noin tunnin tai vastaavan ajan.
Työterveyshuollon palveluntarjoaja laskuttaa käynnin ja sen jälkeen kaikkien työntekijöiden käynnit työterveyshuollossa. Osan kuluista korvaa KELA erillisellä hakemuksella, mutta loppuosan maksat sinä työnantajana.
Mikäli edellä mainittuja velvoitteita ei hoideta, voi työsuojeluviranomainen tehdä tarkistuskäynnin tai kutsua sinut keskusteluun.
Yhteenveto toiminimelle palkatun työntekijän sivukuluista ja velvoitteista
Kaikki edellä mainitut työntekijän palkkaukseen liittyvät seikat vievät aikaa ja aiheuttavat sivukuluja ja muita kustannuksia, mutta ne ovat välttämättömiä, jos aiot ottaa työntekijän.
Voit ulkoistaa osan hallinnollisista tehtävistä esimerkiksi kirjanpitäjälle, mutta osa jää sinun itsesi hoidettavaksi yrittäjänä.
Velvoitteiden hoitamatta jättämisestä voi seurata sakkoja tai sanktioita joko vakuutusyhtiöltä, verohallinnolta tai työsuojeluviranomaiselta.
Työntekijän palkkaaminen vaatii huolellisuutta ja tarkkuutta kaikissa vaiheissa.
Edellä mainittujen sivukulujen lisäksi työnantajan velvoitteita on muitakin. Ne liittyvät mm. työskentelyolosuhteisiin ja työntekijöiden tietoturvaan.
Varmista, että olet tietoinen kaikista lakisääteisistä velvoitteistasi, jotta toimintasi sujuu mutkattomasti ja vältyt hyvin ikäviltä yllätyksiltä.
Ota toiminimellesi oma kirjanpitäjä ja veroneuvoja!
Lue lisää
