Iloinen kirjanpitäjä työpöytänsä ääressä edessään tietokone ja papereita

Onko toiminimelläsi jo oma kirjanpitäjä? Mitä kirjanpitäjä tekee? Mistä maksat pienyrityksesi kirjanpidossa?

Miksi ulkopuolinen kirjanpitäjä toiminimellesi saattaa merkitä sinulle tuhansien eurojen etua? Miten kirjanpitäjät vaikuttavat valtioiden, järjestöjen ja yrittäjien ratkaisuihin? 

Miksi yrittäjänä toimiva kirjanpitäjä on toiminimelle parempi kuin palkkatyössä oleva? Onko pelkkä tietokoneohjelma tai laskutuspalvelu tuottava ratkaisu toiminimellesi? 

Katsotaanpa, miten toiminimesi kirjanpidon ketju etenee ensi hetkestä aina loppupisteeseen asti.

1. Toiminimesi rahat liikkuvat = kirjanpitoon liitettävä tapahtuma

Ensimmäinen tapahtuma toiminimesi kirjanpidossa toteutuu jo ennen kuin kirjanpitäjälläsi on siitä mitään tietoa. 

Kun hankit toiminimellesi jotakin tavaraa kaupasta tai muualta, saat ostoksestasi kuitin. Yhtä hyvin saatat ostaa yritystoimintaasi jotakin vaikkapa verkkokaupasta ja saat siitä jonkin maksukuitin sähköpostiisi. Tätä kutsutaan maksutapahtumaksi. 

Kirjanpidon tapahtuma saattaa syntyä muillakin tavoilla.

Ehkäpä ostat uuden puhelimen ja saat siitä laskun, jonka maksat myöhemmin. Voit myös maksaa toimitilasi vuokran suoraan tililtäsi ja siitä jää merkintä pankkitilisi tietoihin.

Yksinkertaisesti sanottuna, jos toiminimeesi liittyvä raha tulee tai menee, se on tapahtuma, jonka täytyy päätyä kirjanpitoon ja lopulta toiminimen tuloslaskelmaan.

Mitä toiminimen kirjanpitoon liitetään? Esimerkkejä rahan liikkeistä

Aina raha ei kirjaimellisesti liiku tililtä toiselle tai kädestä toiseen, vaan kyseessä saattaa olla jokin muu verovähennys ilman varsinaista laskua tai kassakuittia, jota varten sinun on toimitettava jokin selitys kirjanpitoon. 

Yleisiä kirjanpitäjälle toimitettavia erilaisia tositteita tai selvityksiä ovat esimerkiksi seuraavat

Näiden lisäksi erilaisia tositelajeja on muitakin. Hyvä kirjanpitäjä osaa kysyä tarpeellisia tietoja kun siihen on syytä.

2. Toimitat toiminimesi kuitit kirjanpitäjällesi 

Seuraavaksi toimitat kaikki edellä mainitut kirjanpitoon liitettävät kuitit, tositteet, laskut ja selvitykset kirjanpitäjällesi. Se on helppoa, koska voit itse valita miten toimitat toiminimesi "paperit". Tietojen toimittaminen onnistuu seuraavilla tavoilla:

  • Perinteisesti tulostettuna paperilla postin kautta tai pudottamalla kirjanpitäjän postilaatikkoon
  • Sähköisesti pdf-tiedostona, kuvana tai vaikkapa eTasku-sovelluksella suoraan kännykästäsi

Pääasia on, että löydät tavan, joka sopii sinulle ja helpottaa toiminimesi arkea.

Tähän loppuu sinun osuutesi. Nyt kirjanpitäjälläsi on tarvittavat tiedot varsinaisen kirjanpidon tekemiseen.

3. Kirjanpitäjäsi kirjaa toiminimen kuitit kirjanpito-ohjelmaan

Erilaiset kirjanpitoon liittyvät laskutuspalvelut ja tilitoimistot mainostavat toiminimelle mielellään sähköistä taloushallintoa. Tilitoimistolle uuteen kirjanpito-ohjelmaan siirtyminen maksaa yleensä tuhansia euroja, lisäksi päälle tulevat usein valitun kirjanpito-ohjelman jatkuvat lisenssimaksut.

Tilitoimiston maksamat kulut vaikuttavat suoranaisesti sähköisen kirjanpidon hintaan. Sähköistä kirjanpitoa mainostetaan usein "sutjakkaana" ratkaisuna yrittäjälle. 

Todellisuudessa huomattavan kalliit sähköisten kirjanpito-ohjelmien hinnat siirtyvät tilitoimiston hintoihin ja nostavat toiminimen kirjanpidon hintaa pienyrittäjälle merkittävästi.

Teetkö itse kirjanpitäjän työn vai onko toiminimelläsi kirjanpitäjä?

Kirjanpitäjän aikaa sähköinen kirjanpito saattaa säästää, tosin säästetty aika saatetaan ottaa sinun ajastasi. 

Joudut usein itse näpyttelemään enemmän tietoja kännykälläsi esimerkiksi laskutusohjemaan ja kirjanpitäjä ainoastaan hyväksyy merkintäsi ohjelmaan. 

Tämä on johtanut kirjanpidon pakettihinnoitteluun, jossa kirjanpitäjän työ on lähes kadonnut ja tilitoimisto laskuttaa todellisuudessa vain kirjanpito-ohjelman kuluja. 

Tästä vieläkin kalliimpi vaihtoehto on, että ostat oikeuden käyttää laskutuspalvelua, jossa maksat prosenttiosuuden tulostasi ilman yrittäjän veroetuja. Näin olet itse oma kirjanpitäjäsi.

Vähemmän aikaa kirjanpitoon, enemmän aikaa sinulle

Meidän toiminta-ajatuksemme on toisenlainen. Lähtökohtamme on, että sinä yrittäjänä voit toimittaa kuittisi ja paperisi meille sellaisella tavalla kuin itse haluat. Tämän jälkeen me kirjaamme tietosi ohjelmaan ja laskutamme kirjanpidon tuntihinnan lisäksi pienen kuukausikulun. 

Kirjanpidon kokonaishinta kuukautta kohti tulee toiminimellesi todella kilpailukykyiseksi. Jos toiminimelläsi ei jonakin kuukautena ole mitään kirjattavaa, saat ilmaisen kuukauden.

Voit myös hoitaa kirjanpitosi osittain itse jolloin maksat vain, kun oikeasti käytät kirjanpitäjän tai talouskonsultoinnin palveluita.

4. Toiminimen kirjanpitoon muodostuu tietoa ja raportteja toiminimesi liiketoiminnasta

Kun kuittisi on kirjattu kirjanpito-ohjelmaan ja arkistoitu sähköisessä tai paperisessa muodossa, saat sen pohjalta tietoa toiminimesi menestyksestä. Kirjanpitäjältä saat laskelmia, joita tarvitset erilaisiin tarkoituksiin.

Kirjanpidon laskelmia sinulta kysytään esimerkiksi näissä tilanteissa

  • Veroilmoituksesi täytetään toiminimesi tuloslaskelman ja taseen pohjalta
  • Pankki kysyy tuloslaskelmaa ja tasetta jos haet asuntolainaa
  • Kela kysyy toiminimesi taloustietoja jos haet yhteiskunnan tukia tai avustuksia
  • Valtion myöntämiin yritystukiin tarvitaan kirjanpidon laskelmia
  • Vakuutusyhtiö kysyy toiminimen tulostietoja tiettyihin vakuutuksiin
  • Toiminimesi tulos saattaa vaikuttaa YEL-vakuuttamiseen
  • Kirjanpidon tietoja tarvitaan arvonlisäverotuksen alarajahuojennuksen määrittämiseen

Nämä edellä mainitut tahot saattavat käyttää nimikkeitä tuloslaskelma, tase tai taselaskelma, tilinpäätös, liikevaihto, kokonaismyynti, tulos ennen veroja tai verojen jälkeen ja arvonlisäveroton myynti. 

Kaikki nämä laskelmat ja tiedot hyvin hoidetusta kirjanpidosta on helppo saada. Siksi oma, sinun asiasi tunteva kirjanpitäjä on arvokas.

5. Kootun tiedon perusteella hyvä kirjanpitäjä voi antaa talouskonsultointia liittyen toiminimesi liiketoimintaan

Toiminimesi kirjanpitäjän perustehtävä on vain kuittiesi ja laskujesi kirjaaminen (eli kirjanpidon tositteiden) ja arkistointi. Peruskirjanpitäjä ei useimmiten anna talous- tai veroneuvontaa, koska se ei kuulu hänen toimenkuvaansa. 

Monet kirjanpitäjät tuntevat vain kirjanpito-ohjelmansa ja tietävät miten sinne kirjoitetaan koneella numeroita ja tekstiä. Lisäksi he ovat käyneet koulun kirjanpidon perusteisiin. 

Valtava enemmistö kirjanpitäjistä on palkkatyössä jonkun toisen omistamassa tilitoimistossa ja heillä ei varsinaisesti ole omakohtaista kokemusta yrittäjänä toimimisesta. 

Olipa kerran hyvä toiminimen kirjanpitäjä, joka teki kaiken oikein ja mitä sitten tapahtui?

Kirjanpitäjän käytännön kokemuksen puute yritystoiminnasta luo joitakin hankaluuksia. Olen itse törmännyt tähän ongelman vuosia sitten. Yritystoimintani alkupuolella, ennen kuin opiskelin kirjanpitoa, minulla oli erinomainen kirjanpitäjä. 

Kirjanpitäjäni oli itsekin yrittäjä ja tiesi täsmälleen millaista yrittäjän arki on. Vuosien ajan sain erinomaista ohjausta ja neuvontaa. Lopulta kirjanpitäjäni päätti jäädä hyvin varhaiselle eläkkeelle ja myi tilitoimistonsa suuremmalle toiselle tilitoimistolle. 

Kiinnostaako isoon tilitoimistoon palkattua kirjanpitäjää sinun toiminimesi menestyminen?

Uusi kirjanpitäjä oli palkkatyössä "peruskirjanpitäjänä" tuossa isommassa yrityksessä, tästä alkoi palvelun alamäki. Tuo kirjanpitäjä vastaili kysymyksiin päivien päästä, useimmiten hän jätti vastaamatta ollenkaan. 

Pian tilejäni hoitanut kirjapitäjä vaihtui toiseen työntekijään ja toiminimeni kirjanpidon tilanne huononi entisestään.

Lopulta päätin, että tilanteeseen pitää tulla muutos. Opiskelin omalla kustannuksellani kirjanpitoa ammattilaisen ohjauksessa ja irtisanoin koko tilitoimiston. Huomasin, että kirjanpitäjän omalla yrittäjäkokemuksella on valtava merkitys.

Mitä itse yrittäjänä toimiva kirjanpitäjä ymmärtää?

Kun kirjanpitäjä ymmärtää omasta kokemuksestaan millaista yrittäminen on, hän saa kaksi näkökulmaa yrittämiseen. Tällöin hän näkee, miten kirjanpidon teoria yhdistyy käytännön hankintoihin. 

Omakohtaisesti yrittäjänä toiminimellä työskentelevä ihminen ymmärtää byrokratia-ahdistusta, joka yrittäjällä on aina edessään. Hän tietää, miten verottaja oikeassa elämässä käsittelee erilaisia tilanteita soveltaessaan vero-ohjeita.

Sellainen kirjanpitäjä osaa ehdottaa pieniä muutoksia liiketoimintaan tai verotukseen, jotka saattavat merkitä tuhansien eurojen etuja yrittäjälle toiminimellä. 

Koska kirjanpitäjä on itse yrittäjä, hän suhtautuu aivan toisella tavalla myös työntekijöiden palkkaamiseen liittyviin kysymyksiin ja yleisiin yritystukiin. Tämä näkyi esimerkiksi valtion myöntämien koronatukien ollessa kyseessä.

Yrittäjänä itse toimivalta kirjanpitäjältä saa kokemuspohjaisia toimivia vinkkejä.

6. Tuhottava kirjanpito joka päättää elämäsi suunnan

Kirjanpito on siitä erikoinen työ, että arkistoitu kirjanpito eli tallennetut tositteet lopulta tuhotaan. Niillä on muutaman vuoden merkitystä, mutta sitten ne hävitetään. Kirjanpitäjä tallettaa kuitteja, joista suurinta osaa kukaan ei sen jälkeen lue missään yhteydessä. 

Kirjanpidon lopputuotteena syntyy kuitenkin tietoa, joka yleensä mahtuu muutamalle A4-kokoiselle paperille. Joskus pienen toiminimen kirjanpidon lopputulos voidaan esittää vain yhdellä paperilla. 

Kirjanpidon tuloksena saatavaa tietoa käytetään laajasti erilaisessa päätöksenteossa. Sen perusteella myönnetään lainoja ja ostetaan taloja. Sen pohjalta arvioidaan, mitä ostetaan jatkossa ja mitä täytyy ehkä hankkia vähemmän. Sen perusteella saatetaan arvioida taloudellisia mahdollisuuksia pitkälle tulevaisuuteen. 

Jotkut yrittäjät joilla on toiminimi, ovat kiinnostuneita taloudellisesta riippumattomuudesta ja he käyttävät kirjanpidon tietoja arvioidakseen milloin he voivat jäädä omaehtoiselle eläkkeelle. 

Kirjanpidolla on näin ollen valtava merkitys ja se ohjaa kokonaisten valtioiden päätöksentekoa ja lukemattomien ihmisten tulevaisuutta.

Siksi sillä on merkitystä, kuka kirjanpidon tietoa tuottaa ja millaisia ajatuksia hän sinulle esittää.

Tämä saattaa kiinnostaa sinua

Lue lisää toiminimellä yrittämisestä